Projektbeispiel Beschaffung von Dreh- und Schmiedeteilen

In diesem Verhandlungsprojekt für einen Kunden aus der Automobilbranche konnten wir durch einen optimierten Vergabemechanismus den Wettbewerbsdruck auf Lieferantenseite maximieren und im Rahmen einer Jahrespreisverhandlung außergewöhnliche Ergebnisse erzielen.

Ausgangssituation Preisverhandlung

Im Projekt galt es, Dreh- und Schmiedeteile für Kugellager für den chinesischen Markt im Rahmen einer Jahrespreisverhandlung mit einem Einkaufsvolumen von ca. 22 Mio. € p.a. zu verhandeln. Betroffen waren 16 Komponenten mit einer Gesamtstückzahl von ca. 6,1 Mio. p.a.. Dazu gehörten beispielsweise Flanschteile und Außenringe. Der durchschnittliche Wertschöpfungsanteil über alle Teile hinweg lag bei 48%, also ca. 11 Mio. € p.a., die durch die Lieferanten direkt beeinflussbar waren.

Durchführung des Projekts innerhalb von dreieinhalb Monaten

Analyse und Vorbereitung für maximales Verständnis

Ein Schlüsselfaktor für den späteren Verhandlungserfolg war eine frühzeitige Einbindung des Einkaufs und unseres Teams in die Vergabe. So war es uns möglich, die Anzahl potenzieller Lieferanten hoch zu halten, Prämissen mit allen Lieferanten vor den Verhandlungen sauber abzustimmen, die Zulassungen sicher zu stellen und Vergabepakete ideal zu schnüren. Insgesamt standen acht Lieferanten zur Verfügung, sechs davon waren bereits Bestandslieferanten. Bei zwei der Bestandslieferanten stand allerdings schon fest, dass es einen Phase Out geben wird.

Monetäre Bewertung (Bonus/Malus) für maximale Vergleichbarkeit

Im Rahmen einer monetären Bonus-Malus-Bewertung haben wir sichergestellt, dass alle relevanten Abteilungen des Kunden mit ins Boot geholt wurden. Dadurch konnten wir beispielsweise die ursprüngliche Absicht der Entwicklungsabteilung, einen Neulieferanten auszuschließen, verhindern. Stattdessen erhielt dieser Zulieferer einen angemessenen Malus. In das Bewertungssystem flossen 16 Bewertungskriterien ein. Darunter waren beispielsweise die Lieferflexibilität, das Zahlungsziel und Erfahrungswerte aus der bisherigen Zusammenarbeit.

Verhandlungsdesign für maximalen Wettbewerbsdruck

Ein frühzeitiger RfQ half uns gleich in dreierlei Weise: Erstens – es entstand ein Bild über das Preisgefüge, zweitens -  wir erlangten Kenntnis darüber, welcher Lieferant welche Komponenten im Rahmen der Spezifikation anbieten kann und drittens – wir sicherten die Preise ab. Dies war, gemeinsam mit den Vergaberestriktionen, unsere Grundlage, um ein geeignetes Verhandlungsdesign zu entwickeln. Eine Vorgabe war es, dass Neulieferanten nicht das gesamte Produktportfolio gewinnen durften. Auf Basis von Restriktionen und dem Abdeckungsgrad des Produktportfolios entwickelten wir einen Vergabemechanismus, der zwei Phasen vorsah:

Phase 1: Diese Phase fand mit allen sechs Lieferanten statt. Die Herausforderer sollten für frischen Wind sorgen und auf die restliche Vergabe abstrahlen. In dieser Phase sollte ca. ein Drittel des Gesamtbedarfs über drei aufeinanderfolgende Holländische Auktionen vergeben werden.

Phase 2: Im zweiten Schritt ging es um die verbleibenden zwei Drittel des Geschäfts, die an die Bestandslieferanten zu vergeben waren. Dafür wurden drei unterschiedlich attraktive Pakete definiert. Maximal drei der vier Bestandslieferanten konnten ein Paket gewinnen, es war allerdings auch möglich, dass sich beispielsweise ein Lieferant alle Pakete sichert. In einer vorgeschalteten Englischen Auktion wurden Ränge vergeben. In der finalen Runde erhielten die Bestandslieferanten exklusive Angebote, die sie annehmen oder ablehnen konnten. Abhängig von ihrem Rang erhielten die Lieferanten 1, 2 oder alle 3 Pakete angeboten, bis alles vergeben war.

Interne Freigabe des Vergabedesigns für maximale Verbindlichkeit

Das vorgeschlagene Verhandlungsdesign wurde gemeinsam mit der monetären Bewertung und den Vergabepaketen im Steering Committee vorgestellt, diskutiert und von den Entscheidungsträgern letztlich so freigegebenen. Allen Beteiligten war klar, dass es ab diesem Zeitpunkt kein Zurück mehr gibt und der Verhandlungs- und Entscheidungsmechanismus genau wie beschrieben eine verbindliche Lieferantenentscheidung herbeiführen würde.

Lieferantenkommunikation für maximale Transparenz

In individuellen und persönlichen Gesprächen haben wir gemeinsam mit dem Einkauf jeden Lieferanten getroffen und ihm die bevorstehende Vergabe detailliert erklärt. Wir haben die Vergabepakete gezeigt und jedem Lieferanten seine individuellen Boni & Mali aufgezeigt. Die Zulieferer hatten zudem die Möglichkeit, noch Einfluss auf ihre Bewertung zu nehmen. So konnte sich beispielsweise ein Lieferant einen höheren Bonus ergattern, indem er endlich dem neuen Standardliefervertrag und einem längeren Zahlungsziel zustimmte. Alle Unternehmen verstanden, dass ihre Differenzierung wertgeschätzt wird. Einem der Bestandslieferanten, dem Liebling der Entwicklungsabteilung, wurde jedoch auch klar, dass er sich nun einem echten Preis-Leistungs-Wettbewerb stellen musste. Zudem wurden die Verhandlungsregeln allen Lieferanten genau erklärt und Rückfragen beantwortet. Die schriftliche Zusicherung des Einkaufsleiters machte zudem deutlich, dass unser Kunde gewillt ist, sich selbst verbindlich an die Verhandlungsregeln zu halten – ohne Nebenabsprachen und Nachverhandlungen.

Wettbewerbsvergabe für maximale Ergebnisse

Nach den persönlichen Kommunikationsterminen fanden die eigentlichen Verhandlungen als eAuctions über das Internet statt. In Phase 1 bestätigte einer der neuen Lieferanten in der ersten holländischen Auktion den dritten Preisschritt. Das war eine positive Überraschung für unseren Kunden und ein Weckruf für die Bestandslieferanten. Am Ende beider Phasen konnten wir Einsparungen von über zwanzig % auf den Wertschöpfungsanteil erreichen.

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