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01.03.2012

Beschaffung von Investitionsgütern - Entscheidend sind die Kosten des Produktlebenszyklus

Bei der Beschaffung von Investitionsgütern ist der Einkauf besonders gefordert: Er muss die Verhandlungen mit den Lieferanten moderieren, die Lebenszykluskosten des Investitionsgutes im Auge haben und allgemein als Schnittstellen-Manager fungieren. „Um die Kosten im Griff zu behalten, muss der Einkauf von Anfang an in die Planung und Durchführung der Investition eingebunden sein. Leider ist das oftmals nicht der Fall, obwohl es für die Unternehmen häufig um große Summen geht“, sagt Jens Hornstein, Consultant bei der Einkaufsberatung Kerkhoff.

Beispiel Windenergieanlagen: „Die Investitionen für ein Offshore-Umspannwerk können sich, abhängig von der Elektrotechnik, dem Stahlbaudesign sowie der Installations- und Errichtungsweise, gut und gern auf 100 Millionen Euro belaufen“, erklärt Rüdiger Voß, Einkaufsleiter der BARD Engineering GmbH, im Gespräch mit dem Einkäufer im Markt. Das Unternehmen errichtet Windparks an und vor der deutschen Nordseeküste.

Der reine Kaufpreis macht laut Voß nur einen Teil der Gesamtkosten aus. In die Kalkulation kämen darüber hinaus Kosten für die Installation der Anlage, Logistikkosten – vor allem beim Einkauf in Niedrigkostenländern außerhalb Europas –, Kapitalkosten, Abschreibungen, Versicherungen, Kosten für die Instandhaltung sowie Kosten für die Inbetriebnahme. „Für den Einkauf ist es sehr wichtig, den ‚scope of supply‘ zu definieren, also zu wissen, was alles für die Investition benötigt wird. Das muss unbedingt vor der Vergabe geklärt sein, sonst besteht die Gefahr teurer Nachforderungen“, warnt der Einkaufschef.

Vertrag muss mit Sorgfalt gestaltet werden

Große Sorgfalt ist seinen Worten nach auf die Vertragsgestaltung zu legen. „Hier muss alles bis ins Detail geregelt werden. Wir reden über komplexe Investitionsprojekte und da kann man nicht einfach sagen, wir reklamieren eine fehlerhafte Lieferung und fordern das Geld zurück.“ Bereits bei der Leistungsbeschreibung müssten die Spezifikationen klar definiert sein, damit es nicht zu Missverständnissen mit den Lieferanten komme.

Die Tücken eines schludrig aufgesetzten Vertrags erläutert Voß am Beispiel der Mängelanzeige: „Nehmen wir an, vereinbart ist eine Frist von zwei Tagen, innerhalb der Mängel angezeigt werden können. In einem Windpark kann es aber länger als zwei Tage dauern, bis ein Mitarbeiter einen Mangel entdeckt und gemeldet hat und dieser dem Lieferanten mitgeteilt wird. Aus diesem Grund vereinbaren wir immer Fristen nicht unter 14 Tagen.“

Da Investitionsgüter oftmals technisch komplexe Leistungen darstellen, haben in den Projekten in der Regel die Ingenieure den Hut auf. Das führt nicht selten dazu, dass die zu beschaffenden Produkte und Leistungen überspezifiziert sind. Und das heißt: Aus kaufmännischer Perspektive ist die von den Entwicklern bevorzugte Lösung unnötig teuer.

„Die Technik ist immer auf der Suche nach der technisch hochwertigsten Lösung, aber das muss nicht immer die Lösung mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis sein“, formuliert es Berater Jens Hornstein. Deshalb müsse der Einkauf darauf achten, dass durch die Spezifikation der Kreis der in Frage kommenden Lieferanten nicht unnötig eingeschränkt wird.

Laut Hornstein ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Einkauf seine Interessen mit Erfolg geltend machen kann, umso größer, je mehr er von der Technik versteht.

Zuständigkeiten bei Verhandlungen klar regeln

Die Verhandlungen mit den Lieferanten werden bei BARD meist von einem strategischen Einkäufer geleitet, sagt Einkaufschef Voß. Am Verhandlungstisch säßen neben einem Techniker in der Regel auch ein Vertreter des Finanzbereichs sowie ein Jurist. Ganz wichtig sei es, vor Beginn der Verhandlung die Aufgaben im Team klar zu verteilen: „Der Techniker muss für die technischen Details zuständig sein und der Einkäufer für das Kaufmännische. So wird verhindert, dass sich die Technik mit dem Lieferanten verbündet und dem Einkauf in den Rücken fällt.“

Einkauf muss preiswerte Alternativen präsentieren können

Manchmal unterbreite auch die Gegenseite einen aus kaufmännischer Sicht vernünftigen Vorschlag, der dann von der eigenen Technik zerredet werde. Dies zu verhindern, gehöre zu den Aufgaben des Einkaufs. „Die Technik neigt oftmals zur Goldenen-Tellerrand-Lösung. Der Einkauf sollte in der Lage sein, Alternativen zu präsentieren, die preisgünstiger sind“, bringt es der Einkaufsleiter von BARD Engineering auf den Punkt.

Ähnlich verhalte es sich mit der Neigung der Technik, bestimmte Hersteller zu bevorzugen. Auch hier müsse der Einkauf betriebswirtschaftliche Aspekte geltend machen, erläutert Voß: „Wenn ich zum Beispiel frage, wie es um die Bonität des Lieferanten bestellt ist, den mir die Technik präsentiert, ob er eine Bürgschaft vorweisen kann, dann sehen die Entwickler die Sache schon mit anderen Augen.“


Mark Krieger

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