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26.09.2014

„Für Beteiligungsunternehmen spielt der Einkauf eine herausragende Rolle“

Der Gewinn liegt im Einkauf lautet eine alte Kaufmannsweisheit. Doch die Zeiten haben sich geändert und damit auch die Bedeutung und die Funktionen des Einkaufs. Globale Beschaffungsmärkte und hohe Kostentransparenz haben den herkömmlichen Einkauf revolutioniert und neue Anforderungen an die handelnden Personen gestellt. Für Investoren bedeutet dies neue Renditechancen.

 

Interview mit Gerd Kerkhoff, Kerkhoff Consulting, und Stephan Penning Penning Consulting

VC Magazin: Herr Kerkhoff, Sie sind Spezialist für die Kostenseite von Unternehmen. Wie groß ist der Druck auf Unternehmen in Zeiten zunehmender Transparenz?

Kerkhoff: Leistungspaket und Leistungstransparenz sind enger geworden. Es gibt heute mehr Möglichkeiten, einen angebotenen Preis transparent zu machen. Bereits über das Internet lässt sich schon recht gut herausfinden, wie Lieferantenstruktur oder Materialkosten aussehen. Für Hersteller wird es zunehmend schwieriger, für vergleichbare Produktanforderungen Absatzpreise zu erzielen, die über dem Marktdurchschnitt liegen. Einkäufer müssen im gleichen Zug immer tiefer in die Kostenanalyse einsteigen, um Einkaufspreise zu verbessern, die den eigenen Margendruck kompensieren.

VC Magazin: Herr Penning, was bedeutet das für die Qualifikation des Einkäufers?

Penning: Die Rolle des Einkäufers hat sich deutlich weiter entwickelt. Einkäufer sind heute Sparrings-Partner und Berater interner Bereiche bei komplexen Beschaffungsprozessen, sie steuern internationale Lieferketten, bauen Lieferantenpartnerschaften auf und dienen als Übersetzer und Mediatoren zwischen den internen Anforderern und externen Zulieferern. Dementsprechend benötigen sie ein deutlich umfangreicheres Skill-Set als bisher: Entscheidend ist exzellente Analytik zur Durchdringung der neuen Komplexität, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten zur Entfaltung von Überzeugungsstärke im Innen- wie Außenverhältnis und ein strategisches Verständnis zur richtigen Einschätzung langfristiger Entwicklungen. Auch ein Grundverständnis von technischen und IT-Fragestellungen ist heute in vielen Branchen eine wichtige Voraussetzung.

VC Magazin: Wie hat sich Ihre Beratungstätigkeit in Zeiten von Vergleichsportalen für Waren und Dienstleistungen verändert?

Kerkhoff: Sehr deutlich. Galt es früher in den meisten Fällen reine Preisverbesserungen über klassischen Hebel der Einkaufsfunktion zu realisieren und Verhandlungstechniken zu trainieren, sind die Aufgabenstellungen heute wesentlich komplexer geworden. Die reine Kostenreduktion hat als tragfähiges Modell weitgehend ausgedient und ist eher in Preisagenturen zu finden. Kundenseitig kommen Themen auf die Agenda, wie zum Beispiel Versorgungssicherheit oder Green Procurement. Es gilt anforderungsgerechte Organisationskonzepte zu erarbeiten und umzusetzen, Prozesseffizienz und Prozesssicherheit zu gewährleisten sowie Compliance-Systeme zu etablieren. Ebenfalls ist die Kenntnis von Produktkosten ein zentrales Thema. Es gilt Produkte, Bauteile oder gar Produktions- und Dienstleistungsprozesse in ihre Einzelteile zu zerlegen und zu berechnen. Damit lassen sich überzeugende Ergebnisse in Verhandlungsgesprächen realisieren, wettbewerbsfähige Marktpreise festlegen, Fragen zum wirtschaftlichsten Beschaffungsmarkt oder Produktionsstandort beantworten oder nicht selten stellen wir fest, dass der eigentlich im Unternehmen bekannte Deckungsbeitrag eines Bauteils nicht stimmt.

VC Magazin: Herr Penning, Sie sind Spezialist in Personalfragen. Alle sprechen vom Fachkräftemangel. Was erleben Sie in Ihrer täglichen Arbeit?

Penning: Ich halte den Fachkräftemangel für einen Mythos. Es gibt ausreichend talentierte Menschen. Dieses Potenzial gilt es zu erkennen und gezielt zu entfachen. Kluge Unternehmen haben ihre Rekrutierungsstrategien heute umgestellt: Sie suchen verstärkt nach Talent anstatt bereits erworbener fachlicher Kompetenz. Und sie bauen Kontakt zu Kandidaten schon weit vor einer vorhandenen Vakanz auf – um dann schnell und zielgerichtet zu rekrutieren. Das bedeutet auch, dass Unternehmen aktiv einen Kandidatenpool zusammenstellen müssen. Und nicht wie bisher passiv auf den Eingang von Bewerbungsmappen warten. Gewisse Positionen sind aber dennoch schwer zu besetzen, zum Beispiel Kostenanalytiker, die ganz spezifische Fachkenntnisse benötigen, zugleich aber sehr selten bereits ausgebildet gefunden werden können. Das wäre ein Beispiel, in dem Unternehmen häufig mit Personalberatern zusammen arbeiten.

VC Magazin: Wettbewerb um gute Köpfe bedeutet auf der anderen Seite stetig steigende Lohnkosten. Was sagen Sie als Kostenoptimierer?

Kerkhoff: Am Schalthebel der Personalkosten einsparen zu wollen, ist zumeist der falsche Approach. Das systemische Problem des Handels ist zum Beispiel, dass er zwar weiß, dass seine Marge im Einkauf entsteht, aber er zugleich einem Einkäufer zu viel Volumen in die Verantwortung gibt. So muss er sich mit einer Vielzahl Lieferanten auseinandersetzen, während sein Gegenüber aus dem Vertrieb sich oft nur mit wenigen Lieferanten intensiv beschäftigt. Dieses Ungleichgewicht führt dazu, dass Einkäufer nicht gleich gut vorbereitet in Gespräche gehen können. Aber bis heute baut der Handel nicht mehr Einkäufer auf.

Penning: Trotz der – heute auch erkannten – enormen strategischen Bedeutung des Einkaufs werden die Führungskräfte und Mitarbeiter noch immer schlechter bezahlt als in anderen Abteilungen. Vor allem der leistungsbezogene Anteil wird zu selten als Steuerungsvariable in der Vergütung genutzt. In Deutschland erhalten nur 60 Prozent der Einkäufer einen variablen Anteil, in Österreich sind es sogar nur 20 Prozent. In vielen Fällen fehlt zudem ein klares Beurteilungssystem, an dem die qualitative wie quantitative Performance jedes einzelnen Mitarbeiters gemessen werden kann. Hier ist noch deutlich Professionalisierungspotenzial vorhanden.

VC Magazin: Was sind aktuell die begehrtesten Job-Profile im Markt?

Penning: Neben Einkaufschefs und strategischen Einkäufern suchen Unternehmen heute verstärkt Kostenanalytiker. In diesem Feld bauen viele Konzerne und vereinzelt auch Mittelständler eigene Abteilungen auf. Obwohl die Automobilindustrie schon seit mehr als einer Dekade auf diese Methodik setzt, gibt es bis heute nur wenige Experten für Kostenanalyse außerhalb dieses Sektors. Dementsprechend hart ist der Wettbewerb um diese Mitarbeiter. Viele Unternehmen suchen auch hier nach Kandidaten mit Potenzial, um sie dann selbst aus- und weiterzubilden.

Kerkhoff: Ein bereits ausgebildeter Kostenanalytiker mit Praxiserfahrung kommt zum Beispiel aus der kunststoffverarbeitenden Industrie, hat ein entsprechendes Ingenieursstudium und hat auch bereits an einer Maschine für Kunststoffverarbeitung gearbeitet. Er weiß, was kunststoffseitig innerhalb einer Werkhalle stattfindet, kennt Abläufe, Taktzeiten und Rüstkosten.

VC Magazin: Gerade für Private Equity-Gesellschaften müsste doch das Thema Einkauf, Kostenoptimierung und Fachpersonal ganz oben auf der Agenda stehen?
Kerkhoff: Und genauso ist es auch. Für Private Equity-Gesellschaften wird es zunehmend schwieriger attraktive Unternehmen zu einem vernünftigen Preis zu kaufen und in der Gesamtsumme profitabel zu gestalten. Daher setzen sich die Beteiligungsgesellschaften immer stärker operativ mit ihren Portfoliounternehmen auseinander, um den Wert zu steigern und die Rendite zu erhöhen. Das betrifft natürlich auch den Bereich Einkauf mit seiner entscheidenden Wertschöpfungsfunktion.
Penning: Wir erhalten gerade von Beteiligungsunternehmen vermehrt Anfragen zur Rekrutierung von Einkäufern oder auch zur Etablierung neuer Rekrutierungsstrategien für diesen Bereich. Dies zeigt eindeutig: Für Beteiligungsunternehmen spielt der Einkauf eine herausragende Rolle.

VC Magazin: Wie werden die Portfoliounternehmen fit für Veränderungen gemacht, vor allem im Bereich Einkauf, aber auch darüber hinaus?

Kerkhoff: Viele Beteiligungsunternehmen sehen, dass Veränderung nicht mehr nur ein Projekt bedeutet. Früher wurde ein Projekt durchgeführt, danach war wieder Stabilität im Unternehmen. Heute ist Veränderung ein Dauerzustand. Es gibt immer eine Gleichzeitigkeit von Projekt und Betrieb – dadurch sind die Anforderungen an die Mitarbeiter ganz anders.

Penning: Veränderungen, nicht nur des Einkaufs, sind also heute eher Alltag als besondere Projektphase auch bei vielen Portfoliounternehmen. Dieser permanente Wandel zwingt die Unternehmen, ihre Führungsmodelle anzupassen. Früher hat vor allem die erste Ebene vorgedacht und die nachgelagerten haben dann ausgeführt. Dies ist heute nicht mehr ausreichend, um mit den Entwicklungen intern wie extern mithalten zu können. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sowohl Mitarbeiter als auch alle Führungsebenen wichtige Impulse, Ideen und strategische Ansätze liefern – und zwar täglich, wöchentlich, monatlich. Denn sie kennen ihr Geschäft viel besser als die Geschäftsführung, die den erfolgreichen Gesamtbetrieb sicherstellen muss. Um dies zu ermöglichen, müssen Unternehmen heute verstärkt partizipative Elemente in ihre Führungsstrategien mit aufnehmen und Führungskräfte müssen dahingehend trainiert werden, das volle Potenzial ihrer Mannschaft zu entfalten, anstatt technokratisch Prozesse umzusetzen. Bei der Neubesetzung von Schlüsselpositionen rate ich Unternehmen vor allem darauf zu achten: Kann diese neue Führungskraft die Talente Dritter entfachen und sie zu Höchstleistungen motivieren? Und nicht mehr: Beherrscht die Führungskraft ihre Inhalte exzellent? Letzteres ist heute nur noch notwendige Grundvoraussetzung, nicht mehr hinreichende Qualifikation.

Zu den Personen:
Gerd Kerkhoff ist Vorsitzender der Geschäftsführung der auf Einkauf, Beschaffung und Supply Management spezialisierten Unternehmensberatung Kerkhoff Consulting und Autor u.a. der Bücher „Milliardengrab Einkauf“ und „Global Sourcing“.

Stephan Penning ist Geschäftsführender Gesellschafter von Penning Consulting. Der Diplom-Psychologe berät Vorstände, Geschäftsführer und Top-Management in den Schwerpunkten Change Management, Diagnostik und Management Development. Er ist gemeinsam mit Gerd Kerkhoff Autor des Buches „Personal im Einkauf“.

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