test
29.07.2011

Lieferanten professionell managen

Die Lebensmittelbranche ist heute mehr denn je mit existenzbedrohenden Schwierigkeiten konfrontiert – sei es durch Lebensmittelskandale, Naturkatastrophen oder Wirtschaftskrisen. Sparen ist wichtig, um Liquidität zu sichern und eine Krise zu überstehen. Jeder Cent, der im Einkauf gespart werden kann, schlägt sich unmittelbar als Gewinn in der jährlichen Gewinn- und Verlustrechnung nieder. Deshalb gilt es, die Prozesse zu prüfen und eine klare Strategie festzulegen.

Das Management der Lieferanten ist die zentrale Aufgabe jeder Einkaufsabteilung und der Hebel, um Kosten einzusparen. Es gibt aber viele Fallstricke auf dem Weg zu einem strategischen Lieferantenmanagement und in der Vergangenheit ist die Einkaufsabteilung häufig stiefmütterlich behandelt worden. Ihre einzige Aufgabe: Bestellungen abwickeln. Darum fehlt es heute noch vielfach an einer klar definierten Einkaufsstrategie, die Ziele Prozesse und Organisationsform definiert. Beim Aufbau eines Lieferantenmanagements sind zehn Punkte zu beachten:

1. Einkaufsstrategie: Zwischen Einkauf und Geschäftsführung sollte es klare Absprachen zur Strategie der Einkaufsabteilung geben, die monetäre und qualitative Ziele kurz-, mittel- und langfristig aufzeigt.

2. Bedarfsstruktur: Die bestehenden Strukturen sind zu hinterfragen und eine auf die Einkaufsbelange abgestimmte drei- bis vierstufigen Materialgruppenstruktur ist zu definieren. Wesentliche Grundlage für ein funktionierendes Lieferantenmanagement ist die EDV-technische Einbindung der Materialgruppenstruktur in das EDV-System.

3. Marktbeobachtung: Um die gleiche Marktkenntnis zwischen Einkäufer und Lieferant herzustellen, ist die eigene stetige Beobachtung von aktuellen Marktentwicklungen unabdingbar. Die gezielte Verfolgung von relevanten Markt-Indizes (z. B. EUWID für Verpackungen) ist enorm wichtig, um erfolgreiche Verhandlungen führen zu können.

4. Lieferantenbeziehungen: Die Beziehungen zu Lieferanten sollten ständig hinterfragt werden. Dazu gehört eine umfassende Lieferantenrecherche, die auch überregional und international stattfinden sollte. Alternativangebote sind regelmäßig einzuholen.

5. Artikelspezifikationen: Der schnelle Zugriff auf umfassende und aktuelle Spezifikationen ist Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Lieferantenmanagement. Dem Einkäufer sollten die zu liefernden Produkte bekannt sein, deren Spezifikationen er regelmäßig gemeinsam mit der Fachabteilung sowie potenziellen Lieferanten definiert, um das eigene Produkt-Know-how langfristig zu stärken und Wettbewerbsvergleiche zu vereinfachen.

6. Datenbasis: Eine intensive Aufbereitung der Datenbasis zahlt sich langfristig aus. Nur durch die detaillierte Erhebung der Ausgangssituation inklusive Aufnahme des Bestell- und Abrufverhaltens zur Bewertung von Staffelpreisen sind optimale Entscheidungen unter Berücksichtigung der Gesamtkosten möglich.

7. Artikelpreiskomponenten: Mit einer möglichst umfassenden Preisstrukturanalyse lassen sich wesentliche Kostentreiber einzelner Artikel identifizieren. So sollten sich Unternehmen fragen, in welche Preiskomponenten sich die einzukaufenden Artikel zerlegen lassen, etwa in Material-, Fertigungs- und Veredelungskosten. Auf Basis dieser Analysen lassen sich gezielte Verhandlungen mit Lieferanten führen.

8. Lieferanten-Know-how: Regelmäßige Lieferanten-Workshops helfen Optimierungspotenziale zwischen Lieferant und Abnehmer zu identifizieren. Leider sind solche Workshops immer noch die Ausnahme. Ein regelmäßiges Hinterfragen und Prüfen der Lieferantenbeziehung durch Wettbewerbsbeobachtung und die zeitgleiche intensive Nutzung des Lieferanten- Know-hows müssen kein Widerspruch sein. Die Möglichkeit, Innovationen umsetzen zu können und sich als strategischer Partner ins rechte Licht zu setzen, nehmen Lieferanten gern wahr.

9. Kommunikation: Um ein gutes Lieferantenmanagement zu gewährleisten, müssen Einkäufer in ihren Unternehmen sehr gut vernetzt sein und stets ein Grundverständnis für die zu beschaffenden Waren mitbringen. Verhandlungen an der Front sind nur dann erfolgreich, wenn intern die Nutzung von neuen Artikeln durchgesetzt werden kann. Darum müssen Einkauf und Technik bereits sehr früh in einem neuen Ausschreibungsverfahren eng zusammen arbeiten.

10. Konditionensicherung: Die Vereinbarung von Preisgültigkeiten, Liefer- und Zahlungskonditionen sowie weiteren Randbedingungen sollte neben der Preisvereinbarung standardmäßig in Verhandlungen integriert werden. Insbesondere bei der Verhandlung von umfangreichen Investitionen in Maschinen sollten die Verhandlung der Ersatzteilkonditionen bereits in die Preisgespräche integriert werden. Ansonsten ist ein im Vergabegespräch verhandelter Nachlass schnell verpufft.

Impressum & Datenschutz – Kerkhoff Negotiations GmbH – +49 211 6218061-0 – Elisabethstr. 5 – 40217 Düsseldorf