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19.04.2016

Phoenix aus der Asche: Wie Auktionen dem Einkauf zu neuen Bestergebnissen verhelfen!

Auktionen im Einkauf sind keine Neuheit. Zahlreiche Unternehmen haben bereits Erfahrungen gesammelt – dabei sind die Erkenntnisse so unterschiedlich wie die Vielfalt der Auktionsdesigns.

Einst wurden Auktionen als das Allheilmittel der effizienten Verhandlung umworben, zwischenzeitlich setzen ca. 15% der Einkaufsorganisationen deutscher Unternehmen Auktionen als Vergabeform regelmäßig ein; Tendenz moderat wachsend. Wenn man hingegen erfahrene Einkäufer mit Auktionserfahrung befragt, sind diese davon überzeugt, dass jene eines der erfolgreichsten Vergabeinstrumente in der Einkaufspraxis darstellen.

Ist der Auktionstheorie als einst innovativem Trend nun also schnell die Luft ausgegangen und fristet nun ein Nischendasein?

Das Grundprinzip der Auktion ist schnell erklärt: Der Auktionator vergibt über ein festgelegtes Ablaufverfahren das Auktionsobjekt an einen Bieter der kaufinteressierten Marktteilnehmer. Richtig eingesetzt, bietet es den idealen Rahmen für einen transparenten und gleichzeitig höchst effizienten Vergabeprozess. Woran liegt also die geringe Einsatzquote von Auktionen?

Die Bandbreite der Erkenntnisse ist umfangreich. Fest steht, dass bei einem zu unbedarftem Einsatz das Risikopotenzial - welches bis zur Schädigung von Geschäftsbeziehungen und kommerziellen Schlechtleistungen führen kann - nicht unerheblich ist. Um dem entgegenzuwirken, sollte sich jede Einkaufsorganisation der Herausforderung von Auktionen bewusst werden und auf entsprechende Verhandlungs- und Auktionsexpertise zurückgreifen.

Standardprozesse

Der erfolgreiche Einsatz eines Auktionsmechanismus‘ folgt einem standardisierten Prozess: Zunächst gilt es, in einer Analyse festzustellen, welche konkreten Verhandlungs- und Vergabebedingungen vorliegen. Auf Basis dessen erfolgt die Entscheidung, ob der Einsatz eines Auktionsmechanismus geeignet ist. Nach Entscheidung für den Auktionsweg gilt es, das konkrete Auktionsdesign aus der Vielzahl verschiedener Designs auszuwählen und zu individualisieren. Hierbei gilt es zwischen englischer, holländischer, brasilianischer, über verdeckte oder offene, bis hin zu elektronischen oder vor Ort-Auktionsmuster auszuwählen. Den Gestaltungs- und Kombinationsmöglichkeiten sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Es stellt sich zunehmend ein Trend heraus: Die Kombination aus Verhandlung und Auktion. Diese Weiterentwicklung transferiert Druckpunkte aus der Auktionstheorie in Verhandlungssituationen. Die dahinterliegende Verhandlungsstrategie basiert dabei auf der Spieltheorie, die gleichzeitig das Fundament der Auktionstheorie darstellt.

Bei einer zielgerichteten Anwendung offenbaren Auktionen optimale Einkaufs- und Verhandlungsmöglichkeiten. Sie bewirken einen transparenten Vergabeprozess, begleitet von hoher Effizienz und maximaler Wettbewerbsintensität.

Dabei kann der Rahmen einer Auktion deutlich weiter gefasst werden als das klassische Verständnis reicht. Beispielsweise kann die Position des „präferierten Partners“ regelmäßig über einen Auktionsmechanismus vergeben werden. Der warengruppenspezifischen Komplexität wird dabei vollumfänglich durch ein Bonus- & Malussystem im Vorfeld der Auktion Rechnung getragen. Die Erfahrung zeigt, dass signifikante Einsparungen bei gleichzeitiger Bedarfsbefriedigung der Regelfall sind.

Derartige Leuchtturmmaßnahmen bieten einen deutlichen Halo-Effekt für den gesamten Einkauf und helfen, dessen Akzeptanz im Unternehmen weiter auszubauen. 

Nur wenige Unternehmen in Deutschland nutzen solche hoch effizienten und wirkungsvollen Instrumente in der Verhandlung und Vergabe. Dabei zeigt die Erfahrung, dass zahlreiche Auktionsmechanismen auch bei Kleinvolumina bereits gewinnbringend einsetzbar sind, gleichzeitig aber auch eine hinreichende Expertise in der Anwendung benötigt wird.

Autor:  René Schumann

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